En esta cápsula identificaremos los diferentes parámetros de mayor impacto que se ubican dentro del módulo de Adquisición y Abastecimiento en D3FO. A nivel usuario es probable que no tengáis acceso a esta tabla, pero si que nos gusta explicarlo puesto que podréis ver las opciones que se pueden parametrizar dentro de dicho módulo.

Se identifica como directiva de compra en D3FO a la colección de reglas que controlan el proceso de solicitud de compra, de tal manera que ayudan al departamento de compras a implementar su estrategia creando una estructura de directivas en consonancia con las necesidades de compras estratégicas de la organización. Desde esta cápsula aprenderemos a crear Justificaciones comerciales junto con la configuración de diferentes directivas que mayor relación tiene con la gestión de las solicitudes o pedidos de compra, obviando todas aquellas que tengan que ver con la parte de catálogo o reabastecimiento.

Existen multitud de tipologías de flujos de trabajo que pueden ser configurados en D3FO, practicamente en casi todos sus módulos. En esta cápsula nos centraremos en parametrizar un ejemplo focalizado en las revisiones de las solicitudes de compra, que desde nuestro punto de vista, consideramos que es uno de los más frecuentes y de mayor impacto dentro de las organizaciones.

Veremos los elementos de flujo de trabajo que mayor impacto tienen, centrando esfuerzo sobre todo en los elementos de control condicional, interpretaremos correctamente los participantes del flujo de trabajo y veremos las acciones que pueden llevar a cabo tanto el originador, el usuario asignado a la tarea, el responsable de la toma de decisión o el aprobador.

Finalizaremos la cápsula comentando la necesidad de configurar la estructura de la infraestructura del flujo de trabajo en Administración del sistema para hacer rodar un proceso por lotes que D3FO exige para que se ejecuten este tipo de acciones de aprobación.

A través de esta cápsula aprenderemos a crear jerarquías de categorías de compras para clasificar productos (ya sean stockables o no) para su propio uso. Estableceremos directivas para pedidos de categorías de la jerarquía, crearemos atributos para las categorías y asignaremos proveedores como proveedores preferidos en una categoría de compra.

D3FO tiene una única limitación para este tipo de configuración y es debido a que solo se puede identificar una única jerarquía de compra activa para la organización.

Finalizaremos la cápsula explicando como parametrizar la contabilidad para este tipo de categorías de tal manera que aun no siendo un elemento stockable (es decir, no tiene asociado un producto) nos permitirá contabilizarlo a la cuenta que nosotros consideremos).

Esta cápsula estará focalizada a entender correctamente como D3FO nos permite parametrizar tanto acuerdos comerciales como acuerdos de compra por proveedor o cliente.

En relación a los acuerdos comerciales entenderemos como hacer uso de los grupos de precio/descuento destinados a este cometido, abarcando la definición de precios específicos, descuentos de línea, multilínea y descuentos totales. Utilizaremos los diarios de acuerdos/precio descuento y aprenderemos a editarlos y modificarlos desde la sección de Diarios o directamente desde la propia entidad del cliente o proveedor. Si os dais cuenta hablo tanto de clientes como de proveedores, puesto que este tipo de diario es compartido para ambas entidades, por tanto entendiendo la lógica en un módulo nos servirá para el otro.

En relación a los acuerdos de compra aprenderemos cómo generarlos y a partir de este tipo de entidad crearemos pedidos parciales asociados al mismo, de tal manera que se pueda ir controlando el consumo o petición de adquisición solicitada a dicho acuerdo de compra con el proveedor.

Las solicitudes de presupuesto serán muy útiles para empresas que tienen definido como criterio de compra el pedir al menos más de un presupuesto para determinados procesos de adquisición. En D3FO vamos a ser capaces de poder enviar e imprimir una solicitud de presupuesto por cada uno de los proveedores a los que les queremos enviar dicha oportunidad. Parametrizaremos entidades como los tipos de solicitud, los métodos de puntuación y los estados de respuestas de proveedor haciendo posible que cada tipología se comporte con un criterio específico.

Veremos como incluir dentro de la aplicación las respuestas recibidas por los proveedores y seremos capaces al finalizar la cápsula de poder comparar sus respuestas visualizando de una forma gráfica, la oferta que mejor se adapte a la necesidad demandada para poder llevar a cabo la aprobación que más nos convenga.

Estos presupuestos pueden ser incluidos para que los criterios del módulo de planificación maestra pueda tenerlos en cuenta o también se podrán hacer uso de ellos dentro de la generación de las solicitudes de compra como veremos, por tanto el propio presupuesto podría finalizar convirtiéndose en un pedido de compra en firme.

Las solicitudes de compra desde nuestra visión será, junto con los pedidos de compra, una de las cápsulas más importantes dentro de este curso. D3FO nos permitirá crear solicitudes de compra a modo de documentos internos corporativos, en los cuales permitiremos autorizar al departamento de compras o responsables de área a comprar artículos o servicios.

Creemos que esta funcionalidad deberá ser complementada con el workflow o flujo de trabajo dedicado a la revisión de solicitudes de compra, en donde por importe o justificación comercial podamos definir condicionantes que puedan optimizar este proceso de aprobación. Además dicho procedimiento puede ser incluso mejorado incluyendo la parte relacionada con la solicitud de presupuestos en el caso que sea necesario.

Obviamente el proceso final de toda solicitud aprobada será liberarlo como pedido de compra, de tal manera que podremos realizar dicha tarea bien de forma manual a través de la liberación de las solicitudes de compra aprobadas (desde nuestro punto de vista la más recomendable) aunque veremos también la manera de configurarlo de forma automática.

Los pedidos de compra son los documentos externos que el departamento de compras envía a los proveedores. El origen de un pedido de compra puede ser realizado en D3FO, por muchas vías (por una orden de compra planificada (que lo propondra el MRP, el planificador), por una solicitud de compra como hemos visto en la cápsula anterior, a través de un pedido de venta de tipo entrega directa que ya lo veremos en Ventas y Marketing, mediante un acuerdo de compra o directamente como veremos en esta cápsula de forma manual).

El objetivo será entender la estructura del pedido compra, las fases o estados por los que pasa dicho pedido y los documentos que se pueden generar a partir de él, ya sea confirmación de pedido de compra, albarán o factura. Podríamos configurarle un flujo de trabajo o workflow pero en este caso nos centraremos más en la comprensión de la creación y manejo de dicha entidad, aprendiendo brevemente a registrar mercancías en la recepción, a preparar albaranes de pedidos parcialmente recibidos, a tener en cuenta anticipos dentro del pedido de compra o por ejemplo a poder facturar varios pedidos o albaranes en una misma factura. Evidentemente dicha entidad tiene integración mayor con el módulo de transporte y de gestión de almacenes y dejaremos para esos cursos para profundizar más sobre estos temas.

Como podéis observar será una cápsula de vital importancia dentro de este curso.

D3FO permitirá hacer un seguimiento de los importes de ventas o compras diferenciado de los productos comprados, utilizando los códigos de gastos. A través de esta cápsula seremos capaces de pagar un flete o un seguro en el pedido de compra, y estos importes se podrán detallar por separado en dicho pedido. Aprenderemos a registrar estos importes en las cuentas de gastos o incluirlos directamente en el coste del producto.

Identificaremos como realizar configuraciones automáticas de gastos para este cometido y finalizaremos la cápsula identificando la utilidad que nos propone el sistema para poder parametrizar artículos adicionales en aquellos casos en los que se negocia con el proveedor promociones de artículos adicionales ya sean opcionales o gratuitos de tal manera que nos permita asignar líneas al pedido de compra si se cumple el condicionante (por ejemplo si compras 100 unidades del artículo A te regalo 5 unidades del artículo B).

Si hemos entendido correctamente la anterior cápsula, esta se basará exclusivamente en una tipología de compra denominada Pedido Devuelto. En el caso que el departamento de calidad, ya sea jugando con el código de disposición de lote que veremos en la gestión del inventario o por razones internas, decida devolver cierta mercancía, a través de esta cápsula aprenderemos a poder realizar una devolución recuperando toda la información necesaria a través del pedido de compra facturado que queramos devolver.

Revisaremos cómo transaccionalmente se comporta el sistema con el proveedor, comprobando que dicho stock desaparece de nuestro inventario y registraremos el abono para revisar cómo se comporta contablemente.

La conciliación de facturas de proveedores en D3FO nos permitirá comprobar la conciliación en relación a la factura del proveedor recibida, el pedido de compra original y la información del albarán que hemos recepcionado. Toda diferencia identificada en este proceso lo vamos a denominar discrepancias, de tal manera que podamos compararlo con las tolerancias que hayamos parametrizado a lo largo de esta cápsula. Si una discrepancia supera el porcentaje o importe que hayamos definido, D3FO lo identificará con un icono que se corresponderá con la desviación que ha encontrado.

Al finalizar la cápsula seremos capaces de entender los diferentes tipos de conciliación con los que trabaja el sistema, ya sea por totales de factura, por doble conciliación, por triple conciliación o a través de la conciliación de gastos.

Esta funcionalidad tiene un gran uso en las empresas que reciben un volumen alto de compras o suministros ya que tienen verdaderas complicaciones para identificar la conciliación de facturas en los cierres de mes, por tanto también será de vital importancia entender correctamente esta cápsula.

Vamos a ver todo esto, a través de ejemplos y simulando escenarios de parametrización.