D3FO igual que en otras versiones, se complementa apoyándose en los diferentes módulos de gestión junto con los workspaces o espacios de trabajo con la propia contabilidad que tenga asociada cada funcionalidad.

A lo largo de esta cápsula veremos cómo el sistema se comporta cuando se generan transacciones, y a grandes rasgos, cómo se gestiona la configuración de la contabilidad asociada a dichas transacciones.

Se iniciará la cápsula viendo brevemente la configuración del plan contable, junto con los perfiles de contabilización en el caso de clientes o proveedores, o el grupo de artículos en el caso de que haya inventario. De esta manera se entenderá como el sistema puede generar dos tipos de transacciones en el módulo de clientes o proveedores, siendo estas Transacciones Abiertas (facturas pendientes o apuntes no saldados) y Transacciones Cerradas (liquidaciones o apuntes saldados).

A lo largo de este cápsula entenderemos la importancia relacionada con la configuración de la divisa como paso obligatorio dentro de D3FO para realizar contabilizaciones. D3FO es un ERP multiempresa y multidivisa, por tanto será posible tener varias empresas parametrizadas en distintas divisas o incluso configurar tipos de cambio para que en cada una de ellas puedan tener transacciones en diferentes divisas.

Al menos un periodo fiscal es obligatorio en D3FO para poder iniciar a contabilizar en el sistema, a lo largo de esta sección veremos la posibilidad de configurar más de un calendario fiscal y entenderemos los posibles estados por los que puede pasar cada uno de los periodos que configuremos. Veremos también las opciones de bloqueo que se pueden llevar a cabo dentro de un periodo para diferentes acciones y módulos.

Por último se revisará la importancia de la definición de los motivos financieros para poder justificar determinadas acciones realizadas en el ERP (como puede ser por ejemplo revertir un asiento) y se explicará cómo llevar a cabo la configuración de los intervalos de fechas para un correcto uso en los informes de D3FO.

Los planes de cuentas serán la piedra angular para la contabilización y dado que puede ser algo muy común entre varias compañías del grupo en D3FO, esta información será compartida para que todas las empresas puedan hacer uso del mismo plan contable si así se desea.

Se aprenderá a definir un plan contable según un formato predefinido, como crear nuevas cuentas principales y el formato a seleccionar en las tipologías de cuentas. Entendida la creación y mantenimiento del plan contable se explicará la funcionalidad y objetivo de la estructura contable para que D3FO permita controlar de forma sencilla el uso de las dimensiones financieras que pueden o tienen que ser rellenadas según la cuenta que afecte (es muy normal controlar la analítica en cuentas de explotación, pero por ejemplo en las cuentas de balance no tiene porqué ser tan estricta este tipo de dato).

Una vez definido el plan contable y la estructura a utilizar, el sistema estará en disposición de poder recibir contabilizaciones siempre y cuando parametricemos un nuevo formulario denominado Contabilidad que se comentará al final de esta cápsula; sin plan o estructura contable, D3FO no podría estar en disposición de recibir contabilizaciones de ámbito contable.

Las dimensiones financieras aunque no sean estrictamente necesario configurarlas en D3FO para poder hacer uso del módulo contable, desde nuestra experiencia siempre aporta un gran valor cuando empieza a crecer el volumen de datos. Veremos cómo estas entidades son compartidas a diferentes niveles y no hay límite de creación como sucedía en versiones anteriores (a 2012). 

Además identificaremos como crear dimensiones asociadas directamente a entidades del sistema (proyecto, cliente, proveedor...) o creadas manualmente en base al criterio requerido por el departamento de control de gestión. También se complementará con la definición de Relaciones jerárquicas que pueden establecerse entre las propias dimensiones financieras.

Para finalizar comentaremos que cada cuenta del plan contable puede ser tipificado con las categorías, totalmente distinto a las dimensiones financieras ya que uno va vinculado al dato maestro y otro está referenciado a la transacción.

La definición de una estrategia con las dimensiones financieras en combinación con la estructura contable será de vital importancia para el departamento financiero.

Las asignaciones contables permitirán redistribuir de forma automática los saldos entre diferentes cuentas contables o dimensiones financieras en el mismo momento en el que se hace el registro contable.

Será comúnmente utilizado en las empresas que tiene procesos de gastos centralizados y a lo largo del punto podremos hacer un ejemplo muy sencillo con una contabilización a una cuenta de gasto que nos va a distribuir su saldo en diferentes centros de coste que hayamos configurado de forma previa. 

También desde esta sección veremos cómo configurar las cuentas contables que son necesarias para la imputación automática de transacciones que definamos en el sistema (por ejemplo cuentas de redondeo o descuentos).

Entender el uso de esta cápsula será de vital importancia para poder conocer una de las herramientas principales que tiene el sistema para poder contabilizar transacciones en diferentes módulos.

Aunque focalizaremos esfuerzo en los diarios generales (sobre todo en imputaciones directas contables que es para lo que se utilizan), la explicación de su funcionamiento puede servir para entender la misma lógica en otro tipo de diarios que afectan en otros módulos. Aprenderemos a entender cómo se configuran dichos nombres de diarios explicando los campos de los que se componen para personalizar el comportamiento en aspectos de aprobación, seguridad, asientos, contrapartidas, registros o datos predeterminados como impuestos, divisas o dimensiones financieras que se pueden asociar al propio nombre de diario.

También veremos la configuración de los diarios periódicos para poder crear plantillas predefinidas de asientos y puedan ser utilizadas en el futuro (por ejemplo muy útil para el caso de la imputación de los asientos de nóminas o alquileres) y los textos de transacción predefinidos que pueden ser utilizados en los diarios para agilizar la creación o edición del detalle escrito de cada una de las líneas.

El objetivo de El Rincón Dynamics  es que los estudiantes, clientes o consultores puedan entender fácilmente los diferentes procesos que son fundamentales en el manejo del ERP. Como hemos comentado con anterioridad, dominar el uso de los diarios generales es de vital importancia y por tanto hemos considerado interesante crear una cápsula exclusivamente centrada en esta funcionalidad.

Aprenderemos a crear Diarios Generales, detallando la información necesaria a nivel de línea y entendiendo el uso de los diferentes botones y pestañas. En este aspecto es importante que el usuario comprenda como funciona el cálculo del saldo en los asientos ya que dependiendo de la imputación en una línea o en varias tendrá impacto directo en el nivel de detalle que se quiera dar al asiento contable que se desee registrar.

Para finalizar revisaremos la capacidad que tiene este tipo de diarios para que puedan ejercer un control de su registro basado en un flujo de aprobación o simplemente a través de bloqueo de registro por un grupo de usuarios específico y se guardará una plantilla de asientos para que pueda ser recuperada en uno de los diarios generales.

Como se ha comentado en otros puntos, la reversión o cancelación de asientos contables requerirá un procedimiento específico puesto que toda transacción contabilizada en D3FO no podrá ser eliminada de forma directa.

A lo largo de esta cápsula aprenderemos a revertir asientos que se han contabilizado desde los diarios generales y no tienen ningún impacto en gestión, ya que en caso que se utiliza alguno de los módulos de clientes, proveedores, bancos o activos el comportamiento es distinto.

D3FO ha diferenciado en esta nueva versión un módulo exclusivo de Impuestos. A lo largo de esta sección focalizaremos esfuerzo en las diferentes entidades que afectan a la configuración de dicha funcionalidad dentro de dicho módulo:

Grupos de Impuestos
Grupos de Impuestos de Artículos
Códigos de Impuestos
Grupos de Registros
Autoridades fiscales
Periodos de liquidación

Básicamente entendiendo este gráfico tendremos gran parte de la cápsula comprendida, puesto que D3FO trabaja los impuestos basándose en 2 conceptos: el grupo de impuesto (que puede ir asociado a nivel de cuenta contable, cliente o proveedor) y Grupo de Impuesto de Artículo (que evidentemente se configura a nivel de producto). Como veremos cada uno se compone de códigos de impuestos y la combinación de ambos nos dará el código o códigos de impuesto a aplicar en la transacción.

Dado que la liquidación de impuestos es un proceso muy común en el día a día de cada compañía, se va a desarrollar un punto independiente dedicado a llevar a cabo una simulación de liquidación de impuestos en D3FO. El sistema cruzará todas las contabilizaciones, tanto soportadas como repercutidas, que tengan el mismo periodo de liquidación seleccionado, para obtener como resultado la contabilización contra la cuenta de Hacienda Pública acreedora o deudora.

Crearemos los libros de impuestos pertinentes en los periodos fiscales que consideremos y simularemos su liquidación.

En esta cápsula vamos a explicar la configuración en D3FO del modelo 347 en relación con las operaciones con terceras personas, el modelo 349 para las operaciones intracomunitarias y el modelo 303 sobre la autoliquidación de IVA.

Es importante tener en cuenta en la configuración de dichos impuestos conceptos necesarios relacionados con las divisas, los países de las direcciones de clientes o proveedores y los CIFs o NIFs dados de alta ya que en base a ello el sistema podrá proporcionar una declaración correcta en relación a los modelos impositivos.

Destacar que, esta cápsula es exclusiva de la localización española, por lo que aquellas empresas con una localización distinta podrán comprobar que muchas opciones no les aparecerán habilitadas, ya que, la configuración impositiva es específica de cada país.