A lo largo de este punto aprenderemos a entender como AX 2012 R3 tiene estructurada la información.
Podremos identificar como tiene diseñado su espacio de trabajo repasando secciones como el panel de navegación, sección favoritos, la barra de título, la barra de dirección, menú Archivo, Panel de Exploración, Panel de Contenido y Barra de Estado.

Si trabajáis en un cliente final vuestros perfiles de usuario estarán configurados con un role específico, por tanto no podréis visualizar todos los módulos funcionales que vamos a ver en esta sección.

Al final la estructura de AX es muy sencilla de entender porque siempre se utilizan las mismas secciones en cada página de área partiendo de los grupos Común, Diarios, Consultas, Informes, Periódico y Configurar.
Aprenderemos a entender la diferencia entre las páginas de lista con todas las secciones que se compone junto con el modo de vista o edición y la no menos importante consulta de detalles de transacciones.

Por último la manera de ir navegando por todo el aplicativo es realmente intuitivo puesto que AX te permite desde el campo concreto en el que estés posicionado poder acceder a su tabla maestra con solo 2 clicks, siempre que tu perfil de seguridad así lo permita.

Las consultas e informes en AX 2012 R3 nos permitirán extraer información desde varios enfoques según la necesidad del perfil, bien sean a través de un enfoque corporativo (focalizados para ejecutivos), enfoque de proceso o equipo (directores) o el propio enfoque individual de la tarea (responsables de equipo).

En esta sección aprenderemos a extraer información desde las propias consultas estándar de AX y la generación de los autoinformes desde cualquier formulario de Dynamics AX. No se entrará en detalle de la extracción de gráficos, KPI's (indicadores de negocio) o Cubos OLAP puesto que al ser un curso introductorio no se va a hablar sobre otras tecnologías que se apoyan en AX como son Reporting Services y Analysis Services de SQL Server.

Para que nuestros árboles estén algo más contentos, los usuarios de AX no tendrán que tener impresos los documentos físicamente ya que podrán reemplazarse por consultas en pantalla. Muchas de las necesidades que los usuarios requieren para la generación de informes se pueden solventar a través del uso de búsquedas y filtros en los formularios de AX. 

Vamos a comenzar esta sección aprendiendo a utilizar la sección de consultas por pantalla para poder focalizarnos después en la generación de autoinformes

A lo largo de esta sección se explicará como crear nuevos registros dentro de la aplicación de tal manera que el usuario identifique correctamente los comandos directos para su creación y tampoco tenga ningún tipo de duda a la hora de su edición o borrado.

Aunque será una de las secciones más sencillas, es importante entender que un ERP, no permite el borrado de registros que ya han tenido vida, es decir, con los que ya se han contabilizado transacciones. A lo largo de este punto también veremos que al ser un producto Microsoft, nos permitirá tener abiertas varias ventanas y al principio es importante controlar el volumen de ventanas abiertas para evitar que se queden procesos incompletos y bloqueantes.

Por último, será importante recordar que la página de lista explicada en el punto 1 de esta introducción, no actualiza los datos directamente cuando tiene ventanas posteriores abiertas pero explicaremos una forma para poder visualizar siempre los últimos cambios en dicha vista.

En este punto vamos explicar cómo personalizar los formularios a diferentes niveles. La usabilidad de Microsoft Dynamics AX es extensible a cualquier producto Microsoft y por tanto si conocéis Office hay bastantes acciones para configurar formularios que seguro que ya conocéis.

Comentaremos como ocultar campos o grupos de campos, cómo alterar el orden de la información de un formulario moviendo las columnas o inclusive configurar una reorganización de las propias pestañas.

Además de esto, sin tener conocimientos técnicos, AX te permitirá poder añadir dentro de un formulario nuevos campos que existan en la tabla pero q a priori no están en la posición que el usuario requiere.

Por último comentaremos un apartado importante dentro de la aplicación denominado Dimensiones (se explicará con detalle cuando hablemos más sobre la Gestión del inventario), ya que esta funcionalidad en ocasiones origina confusión para algunos usuarios en relación a la personalización de campos.

Cualquier formulario de Microsoft Dynamics AX, será susceptible de poder ser exportado a Excel, bien sea desde la propia selección manual de los registros y copiándolos en el Excel, o incluso muchos formularios contendrán el propio botón denominado Exportar a Excel que directamente abre el programa de Office con los registros que se hayan seleccionado. Parece obvio pero haciéndolo de una manera o de otra no tendrá el mismo comportamiento ya que variarán el número de campos que copia y esto lo veremos claramente con un ejemplo para que podáis saber que opción utilizar el momento preciso. 

Por otro lado es importante entender los mensajes denominados infologs que AX presenta cuando contabiliza transacciones, identificando su significado y entendiendo cuando ha ido todo bien, cuando ha habido un error y cuando ha habido una advertencia.

Quizás este sea la sección más importante del curso de introducción ya que el dominio de las búsquedas y filtros es de vital importancia para hacer un uso rápido y eficiente de Microsoft Dynamics AX 2012 R3.
 
Los comandos para poder realizar búsquedas rápidas serán uno de nuestros pilares para extraer información del sistema, es por ello que os pasaremos un listado con todos aquellos caracteres más demandados en los clientes que hemos trabajado.

Aprenderemos a utilizar filtros de diferentes maneras (por seleccion, por campo, avanzado, por cuadrícula), enseñando de forma práctica aquellos que son realmente más utilizados en vuestro día a día. Y finalizaremos la sección, mostrandos como guardar filtros predefinidos para que puedan ser utilizados a futuro sin necesidad de incluir de nuevo todos los parámetros de búsqueda.

Microsoft Dynamics AX 2012 R3 no es un gestor documental al uso, como puede ser Sharepoint, pero es cierto que tiene la capacidad de poder adjuntar documentos externos, notas o comentarios a cualquier registro que aparezca en los formularios.

Si bien es cierto que este funcionalidad no controla permisos de accesos a estos documentos, puede ser de gran utilidad para determinados sectores en los que sea interesante anexar documentación. A lo largo de este punto practicaremos varios ejemplos sobre dicha funcionalidad y aprenderemos a identificar que registros de AX tienen documentación asociada de una forma sencilla.

En muchos clientes en los que hemos participado en sus implantaciones, desconocían la funcionalidad sobre las opciones que cada usuario puede configurar en su sesión de AX particular.
Es muy común ver en las oficinas la típica hoja plastificada con todas las extensiones de los teléfonos de compañeros, y aprovechando que pasaremos por el menú de Archivo / Herramientas también comentaremos esta funcionalidad junto con la de la calculadora.

A nivel usuario vas a poder definir cómo quieres que AX se visualice y comporte, en aspectos como Notificaciones que envía el sistema ante determinadas alertas (que veremos en un punto posterior), Delegación (que se utiliza sobre todo cuando no estamos presentes en la oficina y estamos participando como responsables dentro de un flujo de aprobación o workflow; el objetivo es delegar tu responsabilidad a otro compañero para que el workflow no se bloquee) y también veremos la configuración de la barra de estado, en donde se podrá incluir u ocultar información para que el usuario se sienta más cómodo con su sesión de AX.

Por último finalizaremos comentando la sección confirmación, sobre todo de cara a los borrados o ediciones involuntarias en diferentes tipos de campos.

Microsoft Dynamics AX 2012 R3 ha mejorado bastante la funcionalidad relacionada con el grabador de tareas de tal manera que con esta versión no solo se utilizará a nivel usuario para hacer manuales de procesos o reporte de errores que puedan suceder, sino que se podrá utilizar para importar los procesos grabados en la herramienta Life Cycle Services (plataforma de la que no entraremos en detalle en este curso introductorio).

Con la nueva versión R3 será necesario definir la estructura para poder organizar de una mejor manera toda la documentación generada a partir de esta magnífica herramienta. Al finalizar esta cápsula, sabremos definir todos los parámetros necesarios para crear Sectores, Marcos y Niveles de Jerarquía de tal manera que nos permita identificar de una manera sencilla los manuales o reportes que queramos implementar en AX.
Por supuesto, una vez que el sistema nos haya monitorizado todos los movimientos realizados con el ERP, aprenderemos a generar el documento automático que AX desarrolla incluyendo las pantallas por las que hemos navegado con una breve descripción sobre la acción realizada.

Microsoft Dynamics AX 2012 R3 como herramienta de colaboración permite tener un comportamiento proactivo de tal manera que el propio ERP sea capaz de controlar cambios o modificaciones en las transacciones o datos maestros avisando mediante alertas o emails a los responsables que proceda.
Durante esta sección explicaremos los pasos a llevar a cabo para configurar el envío de mensajes emergentes desde la aplicación, ejecutados desde la propia Gestión de Alertas que trae el sistema de forma nativa (es posible configurar el sistema para que envíe correos electrónicos en lugar de estos mensajes popup pero no lo veremos en este punto al ser un curso de introducción).

Normalmente este proceso lo realiza cada usuario para controlar ciertos eventos dentro del ERP, su configuración es muy sencilla puesto que simplemente posicionándote en cualquiera de los campos de cualquier formulario, y pulsando el botón derecho, aparece la opción Crear Regla de Alertas.
A lo largo de esta cápsula aprenderemos a entender los posibles eventos que se pueden controlar y aportaremos bajo nuestra experiencia aquellos con los que mayor frecuencia hemos explicado en clientes finales.

Aunque aparentemente esta funcionalidad va a ir más dirigida hacia administradores del sistema y consultores, es importante que el propio usuario sea consciente de la capacidad que tiene AX 2012 R3 para definir cómo se comportará el sistema a la hora de llevar a cabo la gestión de impresión de documentos básicos como pueden ser pedidos de venta, pedidos de compra, albaranes o facturas.

Con esta sección, el usuario entenderá cómo se configura la gestión de impresión a nivel global (refiriendonos a toda la aplicación) o inclusive como poder parametrizar la gestión de impresión por cliente o proveedor en concreto (aquí nos referimos el típico escenario en el que para un cliente determinado por exigencias logísticas en lugar de imprimirle una copia, se le tiene que adjuntar 2 o las que necesite).

El sistema no solo permite la impresión por pantalla o pdf, sino que es capaz también de poder enviar emails o impresiones directas a impresoras con el propio registro o contabilización de documento, pudiendo configurar copias como acabamos de comentar, para que el mismo documento sea enviado por diferentes medios o formatos el número de veces que sea necesario.